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Il fut un temps où collaborer à un travail signifiait « être assis dans la même pièce ». Mais maintenant, non seulement nous n’avons plus besoin d’être dans une même pièce pour travailler ensemble, mais nous n’avons même plus besoin d’être dans le même édifice, ni même dans le même pays. Il est même possible de travailler sur un même document, simultanément, en étant chacun chez soi.
Quels outils utiliser? Pourquoi pas la suite Google Office. Elle est non seulement gratuite, mais elle permet d’être d’une grande efficacité.
Comment ça marche? et que peut-on faire avec les différents outils?
Les 4 outils faisant partie de la suite sont Google Documents, Spreadsheets (ou Sheets), Presentation (ou Slides) et Keep. Récemment s’est ajouté Forms (logiciel pour créer des formulaires). Le tout étant relié par Google Drive. Google Keep servant principalement à prendre des notes, nous allons nous concentrer sur les 3 autres logiciels.
Google Docs : C’est un traitement de texte entièrement gratuit. Il est possible d’utiliser des modèles ou de travailler à partir d’un document vierge. Grâce à Google Drive, il est possible d‘accéder aux documents de n’importe où. Il est même possible d’y accéder hors ligne. Il est aussi possible de « chatter » avec ses collègues et d’ajouter des commentaires aux documents. Les modifications s’enregistrent automatiquement. De plus, les documents sont compatibles avec Microsoft Word. On peut aussi ajouter des modules afin de rendre Docs encore plus performant.
Google Sheets : C’est un logiciel permettant de créer
des feuilles de calcul entièrement gratuit. Il est, ici aussi, possible d’utiliser des modèles ou de travailler à partir d’un document vierge. Grâce à Google Drive, il est possible d’accéder aux documents de n’importe où. Il est même possible d’y accéder hors ligne. Diagrammes et graphiques se font de façon simple. De plus, les documents sont compatibles avec Microsoft Excel. Des statistiques générées automatiquement et des modules pouvant être ajoutés complètent le tableau.
Google Slides : C’est un logiciel servant à monter des présentations entièrement gratuit. De nombreux thèmes, des centaines de polices, des vidéos intégrées et des animations rendent ce logiciel efficace et simple d’utilisation. Tout comme pour Docs et Sheets, il est possible d’utiliser Slides hors ligne, ainsi que de travailler à plusieurs, simultanément. Et Slides est compatible avec Microsoft PowerPoint.
En plus des logiciels de base, vous pourrez facilement trouver des « add–ons » pour chacun d’eux. Pour les ajouter, il suffit de sélectionner « Add–ons » dans le menu principal. Puis on sélectionne « Get add–ons ». On arrive immédiatement dans la boutique d’extensions.
Pourquoi ces logiciels gratuits sont-ils si bons pour le travail collaboratif? Pour 2 raisons principales : ils sont sauvegardés en ligne et partagés avec qui vous voulez. Plus besoin d’avoir de multiples versions, et il est possible de travailler à plusieurs sur le même document, simultanément. Chaque utilisateur ayant son propre curseur avec une couleur personnalisée. Toutes les modifications se font en temps réel.
Alors pour vos travaux d’équipe ou vos listes communes, oubliez Microsoft Office et son coût astronomique, et commencez à utiliser la suite Google Office.
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Spécialiste en communication numérique et en cinéma international, vidéaste, photographe et créateur de contenu en tous genres.